Małe przypomnienie dla wspaniałych początkujących: aby wysłać tę samą wiadomość do kilku osób, nie musisz tworzyć wiadomości tyle razy, ile jest odbiorców ...
Odbiorcy wiadomości e-mail
- Pierwsze rozwiązanie polega na wpisaniu w polu Do: adresów e-mail Twoich odbiorców, jeden po drugim, oddzielonych przecinkami lub średnikami.
Można udoskonalić obsługę, ustanawiając hierarchię w tej skonsolidowanej przesyłce. Wiąże się to z wysłaniem wiadomości do głównego korespondenta (a więc poprzez pole Do :) i przesłaniem uwierzytelnionego odpisu do innych odbiorców. Aby to zrobić, wprowadź ich adres w polu DW: w polu „Kopia do wiadomości”.
Wiadomość e-mail ma dokładnie taki sam aspekt, jak została wysłana za pomocą polecenia Do: lub Cc :, ale wskazuje to odbiorcy, czy wyraźnie oczekujemy odpowiedzi, czy też wysyłamy wiadomość w celach informacyjnych.
Z powodów x możemy chcieć, aby wielu odbiorców wiadomości e-mail nie wiedziało, że jest to poczta grupowa. Typowy przykład: e-maile z pozdrowieniami. Aby każdy miał wrażenie, że wysłałeś mu unikalną i spersonalizowaną wiadomość e-mail, mimo że wysyłasz wiadomość do 300 osób z książki adresowej, będziesz musiał wpisać adresy w trzecim polu wejściowym : UDW , dla „Invisible carbon copy”. Domyślnie ta opcja jest ukryta, ale wystarczy zaznaczyć opcję Wszystkie nagłówki w menu Widok , aby pojawiła się linia UDW .
- Drugie rozwiązanie , bardziej odpowiednie w przypadku nadmiernego zwielokrotnienia liczby adresatów, polega na wybraniu ich z książki adresowej. W menu Narzędzia kliknij opcję Wybierz odbiorców . Po lewej stronie tego kreatora znajduje się pełna lista Twoich kontaktów. Wszystko, co musisz zrobić, to wybrać osobę i nacisnąć jeden z trzech przycisków Do , DW lub UDW, aby dodać ją do listy odbiorców wiadomości e-mail zgodnie z jedną z tych metod wysyłania. Powtórz operację tyle razy, ile potrzeba.
Aby dodać wiele kontaktów jednocześnie, zaznacz je, przytrzymując klawisz Ctrl , a następnie naciśnij jeden z trzech przycisków.
- Trzecie rozwiązanie jest przydatne, jeśli często wysyłasz e-maile do tej samej grupy osób. W tym przypadku warto zdefiniować tę grupę raz na zawsze w książce adresowej, tak aby wystarczyło wprowadzić tylko jedną nazwę, aby dotrzeć do każdego członka „plemienia”. W menu Narzędzia kliknij opcję Książka adresowa . W notatniku wybierz polecenie Nowa grupa z menu Plik . Po nazwaniu swoją grupę, naciśnij Wybierz się żar i wybrać kontakty z listy po lewej stronie okna. Naciśnij przycisk Wybierz znajdujący się na środku i zatwierdź za pomocąOK .
Od teraz, aby wysłać e-mail do członków grupy, wszystko co musisz zrobić, to wpisać swoje nazwisko w jednym z pól wejściowych, Do: , DW lub UDW .
Nie dołączaj oryginalnych wiadomości
Domyślnie podczas odpowiadania na wiadomość e-mail za pomocą polecenia Odpowiedz program Outlook przejmuje całą oryginalną wiadomość. Wartość umieszczenia odpowiedzi w kontekście jest oczywista, jednak jeśli z jakiegoś powodu nadal chciałbyś zacząć od pustego e-maila, wystarczy wykonać następujące czynności:
- Wybierz polecenie Opcje z menu Narzędzia .
- Przejdź do zakładki Przesyłki .
- Wyczyść pole wyboru Dołącz oryginalną wiadomość do odpowiedzi .
Zwróć uwagę, nadal biorąc pod uwagę to automatyczne wstawianie oryginalnego tekstu, że jest możliwe, aby wciąć tę wiadomość lub nie. Dodatkowo w przypadku tekstów zwykłych można zdefiniować symbol wcięcia (w zakładce Wysyłki w opcjach Outlooka należy nacisnąć przycisk Parametry HTML lub Parametry zwykłego tekstu ).
Potwierdzenie odbioru
Do wiadomości e-mail można dołączyć prośbę o potwierdzenie przeczytania, która wróci do Ciebie trochę jak potwierdzenie odbioru, w formie automatycznej wiadomości. Pamiętaj jednak, że jest to tylko żądanie i że odbiorca może je całkowicie zignorować, zwłaszcza jeśli nadużyjesz tej opcji. Aby systematycznie prosić o potwierdzenie:
- Wybierz polecenie Opcje z menu Narzędzia .
- Przejdź do karty Potwierdzenia odczytu
- Zaznacz pole wyboru Zapytaj o potwierdzenie .
Możliwe jest również zażądanie tego potwierdzenia odczytu tylko w indywidualnych przypadkach. Wydaje nam się, że jest to bardziej rozsądne. Aby to zrobić, po prostu zaznacz opcję Żądaj potwierdzenia przeczytania w menu Narzędzia przed wysłaniem wiadomości e-mail.
Priorytet wiadomości
Możliwe jest określenie priorytetu wiadomości. To, czy wiadomość została wysłana z wysokim czy niskim priorytetem, nie ma wpływu na szybkość, z jaką wiadomość jest wysyłana do adresata. Jedyną różnicą w stosunku do standardowej wiadomości e-mail jest czerwony wykrzyknik, który jest wyświetlany w skrzynce odbiorczej. Ta opcja ma sens tylko wtedy, gdy używasz jej bardzo sporadycznie, pisząc do osób, które dobrze znasz, współpracowników, przyjaciół, rodzin itp. Z drugiej strony nie oczekuj, że potencjalny pracodawca lub infolinia szybciej rozpatrzy Twoją prośbę pod pretekstem, że jest ona oznaczona tym piktogramem. Wręcz przeciwnie, e-mail wysłany z wysokim priorytetem, gdy nie ma miejsca, zwykle irytowałby jego odbiorcę.
W każdym razie, aby zmienić priorytet wiadomości, po prostu zaznacz wybraną opcję w menu Wiadomości (polecenie Ustaw priorytet ) lub kliknij przycisk Priorytet .
Utwórz wiadomość e-mail bez otwierania programu Outlook
Tak jak można utworzyć skróty do rozpoczęcia ładowania strony internetowej, możesz po prostu otworzyć nową wiadomość, nawet gdy Outlook jest zamknięty. Tak skomponowana wiadomość e-mail zostanie zapisana w skrzynce nadawczej i zostanie wysłana przy następnym połączeniu. Aby utworzyć jeden ze skrótów na pulpicie, wykonaj następujące kroki:
- W wolnym miejscu na pulpicie wdróż menu kontekstowe prawym przyciskiem myszy.
- Wybierz polecenie Nowy , a następnie Skrót .
- W kreatorze tworzenia skrótów, który się pojawi, po prostu wpisz mailto: lub mailto: a następnie adres określonego odbiorcy .
- Potwierdź , nazwij swój skrót i gotowe. Teraz wystarczy dwukrotnie kliknąć ten link, aby pisać wiadomości e-mail bez otwierania programu Outlook.